Expedientes y Conservación
Custodia, Protección, Resguardo por 10 Años y Reconstrucción de Operaciones conforme a la LFPIORPI 2025.
Expedientes y Conservación 2025
Obligación fundamental de conservación y resguardo de documentación con cambios significativos.
Custodia
Protección y resguardo
10 Años
Resguardo ampliado
Reconstrucción
De operaciones
Cadena de Custodia
Trazabilidad
Custodia y Protección
Es una obligación explícita custodiar, proteger, resguardar y evitar la destrucción u ocultamiento de la información y documentación.
Esta documentación incluye tanto la que sirva de soporte a la Actividad Vulnerable como la que identifique a sus clientes o usuarios.
Custodia Obligatoria
Custodiar, proteger, resguardar y evitar destrucción u ocultamiento
Documentación Completa
Soporte a la AV e identificación de clientes o usuarios
Conservación Electrónica
Física o electrónica, con posibilidad de impresión para verificación
Domicilio Registrado
Resguardo en domicilio registrado ante la Secretaría
Resguardo por 10 Años
Aumento del Plazo
La obligación de conservación de los expedientes sube de 5 años a 10 años. Antes de la reforma, el plazo establecido era de cinco años contado a partir de la fecha de la realización de la Actividad Vulnerable.
Cálculo del Plazo
Los diez años se cuentan a partir de la fecha de la realización de la Actividad Vulnerable. Este cambio armoniza la LFPIORPI con la práctica de las entidades financieras y el plazo de prescripción penal.
Reconstrucción de Operaciones
Nueva Obligación de Reconstrucción
La reforma (Art. 18 Fracción IV) introduce la obligación de conservar información que permita la reconstrucción de operaciones en lo individual.
El expediente debe contener registros de las operaciones realizadas, correspondencia comercial y resultados de los análisis previos.
Registros de Operaciones
Registros de las operaciones realizadas
Correspondencia Comercial
Correspondencia que las partes involucradas se hubieran compartido
Análisis Previos
Resultados de los análisis previos que se hayan realizado
Cadena de Custodia
Establecer trazabilidad como en investigaciones policiacas
Cadena de Custodia y Trazabilidad
Concepto de Cadena de Custodia
Este requisito se ha comparado con la necesidad de establecer una cadena de custodia (como se ve en investigaciones policiacas), para que el soporte de la actividad vulnerable tenga trazabilidad.
Se espera que las reglas de carácter general indiquen cómo se debe realizar esta reconstrucción de operaciones.
Trazabilidad Completa
Establecer trazabilidad como en investigaciones policiacas
Correspondencia Comercial
Incluyendo correos electrónicos u otra información
Documentación Completa
Para llevar a cabo la operación
Implementación
Se recomienda iniciar ya la documentación para la materialidad
10
Años
Art. 18
Fracción IV
RCG
Pendientes
5→10
Años
Elementos Requeridos
Puntos Clave de Expedientes y Conservación
Resumen de los aspectos más importantes para Expedientes y Conservación conforme a la LFPIORPI 2025.
Custodia:
Protección y resguardo obligatorio
Resguardo:
10 años desde la realización de la AV
Reconstrucción:
Operaciones en lo individual
Elementos del Expediente Completo
Documentación Obligatoria:
- Registros de las operaciones realizadas
- Correspondencia comercial que las partes involucradas se hubieran compartido
- Correos electrónicos u otra información para llevar a cabo la operación
- Resultados de los análisis previos que se hayan realizado en su caso
Recomendaciones de Implementación:
- Iniciar ya la documentación para la materialidad de las operaciones
- Establecer mecanismos de protección contra amenazas externas e internas
- Resguardar en domicilio registrado ante la Secretaría
- Preparar documentación para impresión en caso de verificación